(1) Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Có 02 loại hóa đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Mã bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh).
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã bao gồm:
+ Doanh nghiệp kinh doanh điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện từ, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy – đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.
+ Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
(2) Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2024
Quy trình đăng ký: Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hóa đơn điện tử như sau:
Bước 01: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế như đã nêu tại mục (1).
Bước 02: Điền Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP
Bước 03: Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin mà cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
Theo dõi tiến trình: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký của doanh nghiệp
Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Lưu ý: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(3) Có bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?
Căn cứ Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử như sau:
– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Ngoài ra, tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định về những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số như sau:
– Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
– Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu trên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Tổng kết lại, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được tạo lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế và giao dịch điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện đăng ký như đã nêu trên. Đối với chữ ký số trên hóa đơn điện tử cũng cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, cũng ngoại trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử
